随着远程和分布式工作的普及，远程会议比以往任何时候都更加频繁。

在大流行期间，随时随地的会议增加了300％，总体上个人的会议数量增加了12.9％。

远程考勤是一个供所有人协作、集思广益、做决定并加强团队关系的空间。虽然异步沟通是团队保持联系的好方式，但定期开会也有助于确保每个人都心有灵犀，可以有效地推进任务。

尽管如此，进行达到团队目标的远程考勤并不总是容易的。糟糕组织的会议实际上使美国企业每年损失超过3990亿美元。

好消息是，记住一些策略可以显著提高分布式团队远程考勤的效率和效果。让我们来看看其中的几个重点。

在考勤邀请中包含议程

在与会者进入会议之前，所有与会者都需要了解每个远程考勤的目的。这样，您可以集中精力，避免在会议期间浪费时间弄清楚在做什么。

重要的是要确保在会议所有者发送邀请时，他们包含该会议的清晰、具体的议程。议程将包括以下元素：

-会议的目标

-讨论的主要话题

-会议中需要带到现场的任何相关文件或文件，例如要朗读的演示文稿或报告

-在议程中包含这些重要细节不仅确保与会成员充分了解考勤的目标，而且意味着他们可以为会议做好充分的准备。

确保每个人都知道您使用的平台

这可能看起来微不足道，但对您用于虚拟会议的平台(s)的了解对于团队在考勤中的参与以及会议的整体效果有很大影响。

无论您使用Slack、Zoom、Google Meet还是其他任何工具，都要确保每个团队成员都知道如何使用您首选的数字平台(s)。当人们不知道如何在会议室中导航时，您的远程考勤的质量将大幅下降。

检查您团队中的每个人是否了解所需平台(s)，并为那些需要帮助的人提供培训。还要向团队成员征求有关您使用的工具的反馈意见。您希望选择最适合整个团队的平台。

如果您在选择合适的平台方面遇到困难，请考虑以下标准，以帮助您缩小选择范围：

-团队规模

-屏幕和文件共享功能

-录制和聊天选项

-提前安排会议的能力或集成日历的可用性

-平台的正常运行时间和可靠性

-平台的安全性和加密功能

-技术支持的可用性

-平台成本 - 这必须与您的预算相一致

但请记住，知道如何使用平台只是创建良好远程考勤体验的一部分。

您还必须确保每个人都有正确的硬件和软件，以确保他们在考勤期间真正参与。例如，确保每个人都有工作摄像头、笔记本电脑和麦克风，将在确保您的会议有效性方面发挥很大作用。

利用您可用的附加平台功能

您可能因为担心更高级别的功能会使人们远离会议而犹豫不前。然而，充分利用您能够提供的尽可能多的有用功能实际上可能有助于您在远程考勤中更好地表现。关键在于花时间向您的团队适当解释这些功能。

平台是否提供分组房间？使用它们进行更小规模的、有重点的讨论。是否有聊天室技术？将其用作对于想要澄清或错过了某些内容的人的辅助沟通渠道。如果有一个允许与会者投票的功能，那就使用它吧。毕竟，沉默并不一定表示同意或理解。

如果可能的话，点赞评论可能是表达支持或赞同意见的简单方法。如果可以在个人资料旁边粘贴可爱的表情符号或状态，请尝试一下，看看是否可以玩得开心。您拥有自己的技术，您对其越了解，您和您的整个团队就会越熟悉。

建立远程考勤礼仪

当您远程时，您可以放松一些着装规则，因为人们可能不需要一直或根本不需要穿西装。但是会议礼仪仍然很重要。建立一些内部规则是很重要的，这样每个人都有一套指南可以借鉴。

一些很好的规则例子包括要求与会者：

-在会前阅读会议议程，以便做好准备

-在没有干扰的地方进行会议

-在考勤之前测试所有设备和软件（包括摄像头和互联网连接）

-关闭麦克风，除非在发言

-按照事先设定的顺序或次序发言，以确保每个人都有机会，减少干扰

您还可以制定一些关于在聊天论坛中发送私人消息与公共消息的规则。例如，您需要澄清哪些消息最好是私人的。

在制定规则和准则时，请考虑什么样的远程会议更好，要避免什么，以及什么有助于保持会议在正轨上。然后据此制定规则。

设立会议主持人

被打断或被别人抢话是远程工作者最大的会议挑战。

一个会议主持人可以帮助确保一切运转顺利，并确保每个人都有机会参与。他们将有助于保持每个人的参与，因为一些团队成员可能不像其他人那样健谈或坦率。

例如，主持人可以以一种让每个人都有平等机会贡献的方式构建考勤。同样，如果有些人被更为外向的团队成员所掩盖，他们可能会专门为某人讲话划出时间。

践行同理心

考勤的内容与其说是后勤，不如说是前线。

如果您的考勤要达到其目的，您需要以倾听的耳朵、专注的头脑和同理心的态度来对待它们。可以通过多种方式实现这一点，包括：

在深入讨论之前，给与会者几分钟友好的互动时间。这可以在团队内建立更强的联系，并在跳入业务时帮助保持每个人的参与。

在开始讨论之前询问团队成员的情况。你们都好吗？周末过得怎么样？一切都好吗？有什么想分享的吗？这些问题将帮助您评估每个人的状况，甚至有助于建立更好的团队文化。

对期望明确表示。给每个人清晰的了解将提高士气，使您的考勤变得更加有效。

澄清下一步

最后，当人们离开远程考勤时，他们应该对下一步有清晰的认识，特别是在分布式环境中，因为他们不能亲自在一起。

会议结束后，澄清考勤的关键要点，并确保每个人知道：

-下一步和他们负责的任务

-交付物和截止日期

-下一次考勤的日期

这样做可以使更大的目标更具可实现性，并有助于保持每个人的积极性和良好心情。它还在下一次考勤中展示进展，并为一个积极的反馈循环提供了基础，希望通过完成较小的任务并在前一次考勤的基础上构建每一次考勤来完成更多的工作。

如果有人因时区或时间安排冲突而无法参加考勤（例如），请发送给他们会议记录，以帮助他们赶上并清楚了解会议中的任何行动项。

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