海外员工离职，人力资源团队都需要了解些什么

员工离开公司的原因有很多——退休、找到了新工作，或者由于裁员或解雇被迫离开。不管这些原因是什么，公司都必须准备好让退出成为一个轻松的过渡。

员工的离职是 远程员工体验 旅程和公司必须提前为下班过程做好准备。这包括投资资源使流程无缝衔接，因为忽视离职流程可能会在员工离职后很长时间内损害雇主品牌。事实上，根据一项 Fractl 进行的调查 ，三分之一的美国员工等了整整一个月才离开对他们公司的审查。

“离职从您入职员工的那一刻开始，如果没有适当的离职流程，公司可能会破坏员工的整体体验。”在办公室工作时，准备员工离职可能具有挑战性，但在远程工作环境中，离职需要更多时间和注意力。

有效的离职对贵公司至关重要的原因

事实证明，一个详细而有效的 离职流程可以更好地保留人才 . 结构化、深思熟虑的离职还确保人力资源团队可以为雇主和雇员提供便利。

创建下线流程对于:

#1：避免法律和财务问题 作为离职流程的一部分，收集并签署所有必要的文件将降低雇主的投诉或诉讼风险。在非自愿离开期间尤其如此，例如 终止 , 当存在特定国家/地区的法律时，雇主必须遵守以确保其行为合法。

#2：防止数据泄露 人力资源团队必须确保有足够的时间让员工退出系统，停用他们的账户，以及 切断访问 到他们不再需要的任何平台和信息。如果员工在离职后可以访问公司数据，这可能会导致机密信息的传播，从而使公司处于危险之中。

#3：提高公司的声誉 以尽可能最好的方式结束员工与雇主的关系，可确保员工离开时感到受到尊重和重视，因为他们在公司度过的时间。员工的意见会影响公司的声誉。其实评论很重要 95 求职者的百分比，这意味着负面的公司评论会影响潜在候选人关于是否申请某个职位的决定。

#4：获得宝贵的反馈 自愿离开公司的员工是令人难以置信的反馈来源。听取他们离职的原因或只是他们的诚实意见将有助于公司未来的改进。

根据 快照调查 , “表现最好的公司不仅善于接受反馈，而且还刻意征求反馈意见。他们知道反馈只有在突出弱点和优点时才有帮助。”

在远程工作环境中离职

远程工作 有很多优点，但仍然有一些缺点。如果无法进行面对面的互动，在远程下线时，连接和沟通的障碍可能会成为一个巨大的挑战。

“缺乏物理接近性使得实施深思熟虑的离职流程尤为重要，其中明确 沟通 是在员工离职时建立信任和避免误解的关键，” 卡米拉·托雷斯 , 人力资源专家 Globalization Partners.

定义离职流程的目的是为员工创造平稳过渡并保护公司免受数据泄露和安全风险的影响。

定义离职流程的因素

有两个因素决定在离职过程中采取哪些步骤: 离职原因和员工职位。

离职原因

根据离职原因，流程的某些阶段可能变得比其他阶段更重要。这就是为什么需要根据每个案例的条件调整下线流程的原因。离职原因主要有四个:

1. 辞职 对于 HR 团队来说，定义一个有助于防止意外离职并提供足够时间来填补空缺职位的流程非常重要。员工应收到建立要求的指南，以确保轻松退出。这些指导方针可以使 最短通知期 , 移交笔记、报告和必要的数据访问。

2. 退休 人力资源团队必须提前规划员工的退休生活。他们应确保遵守养老金计划并确定对雇员的最终支付。确保愉快离开的一种最佳做法是给予 退休员工 适当的告别派对和奖励或礼物形式的认可，特别是如果他们已经为公司工作了很长时间。

3. 遣散 解雇员工很困难，但有时是不可避免的。在这些情况下，最好以尊重和同情的态度对待员工，并明确说明他或她被解雇的原因。

4. 结束聘用 解雇是 HR 最困难的任务之一，在这些情况下，必须精心计划离职流程。员工应收到书面通知，说明促使解雇的事实以及公司做出此决定时所依赖的法律条款，以避免出现任何问题。

请记住，关键的合规性组件，如所需的文件和 试用期因国家而异 . 允许员工与同事告别、处理他们的最后要求并在整个过程中展示公司团结的形象是确保无缝解雇的一些关键。

无论离职原因如何，让员工感到舒适是至关重要的。HR 永远不应该忘记他们正在与人打交道，因此同理心、沟通和团结是必不可少的，尤其是当您处理远程离职流程时。

确保员工收到他们有权获得的所有付款和遣散费也至关重要。雇主必须意识到，关于裁员期间的遣散费和支付的当地法律法规因 国家或地区 .

职位类型 离职过程中涉及的步骤也因员工担任的职位而异。例如，解雇会计员工可能需要在离职前进行财务记录检查，而 IT 成员可能需要进行安全检查，以防止他们随身携带敏感数据。

如何创建有效的远程下班流程

人力资源团队必须根据公司的特定需求创建定制的离职流程。该过程将在很大程度上取决于离职类型，特别是员工是自愿离职还是非自愿离职，以及公司规模等基本情况。

在远程工作环境中，离职流程要求公司在虚拟环境中进行基本通信，这可能需要新的步骤和仔细考虑。这里有一些技巧可以确保远程下线过程合法、成功地进行。

1. 起草沟通计划 离职流程从人力资源团队得知离职的那一刻开始，无论是裁员还是辞职。起草一份远程沟通计划尤其重要，该计划概述了如何通知团队的其他成员。建立共同的沟通渠道，提前安排会议和视频通话。根据 埃德温娜·谭 , 亚太区全球运营总监 Globalization Partners ，必须注意电子邮件和与员工对话中使用的语气。

该计划还应考虑员工的客户以及如何正确通知他们。这个沟通计划必须包含关于离开的明确信息，以避免误解。

2. 准备文书工作 远程员工离职的文书工作与面对面离职的流程没有什么不同，除了 必须以数字方式完成 . 人力资源团队应收集所需的所有文件，以确保一切正常并合法进行。有必要审查合同和保密协议以澄清离职条款并回答任何问题。HR 还必须准备有关薪酬、福利、报销和税收的文书工作。所有这些文件都可以通过文件管理和数字签名系统共享，以确保流程顺畅和安全。

3. 规划过渡过程 流程中此时最重要的步骤是制定计划，以便在远程员工离职后实现工作和职责的无缝过渡。这个计划应该包括 定期在线登记 审查项目的状态，重新分配员工已经开始的任务，并做好基础工作，以便新员工可以恢复必要的职责。人力资源部门必须与受影响的团队清楚地了解这种转变将是什么样子以及员工的工作将在哪里结束。

4. 安排在线知识转移课程 这是自愿离境的有效远程下车的最重要部分之一。上线期间 知识传输 如果可能，离职员工与他们的同事或直接下属以及新员工分享信息。该信息应包括职责和任务、项目状态以及对信息、软件和文档的访问的记录。

5. 收回公司资产 如果公司在员工任职期间向其提供设备和资产，请务必在离职前将其邮寄回雇主。人力资源团队必须制定数字清单并安排在员工离职前的最后几天收集这些资产。此清单可能包括计算机、手机、钥匙、身份证和公司信用卡等项目，应将其连同数字证书一起发送给离职员工 返还公司财产函。

6. 删除用户帐户 远程工作需要在线共享信息。因此，员工可以访问内部工具，例如电子邮件账户、驱动器、数据库和敏感信息源。取消远程员工对这些信息的访问权限并恢复任何数字资产，包括密码和密钥代码，有助于防止 安全漏洞 . 无论雇主与雇员的关系有多好，一旦离职员工不再是团队的一员，他们就不应该获得任何信息。

7. 进行虚拟离职面谈 虽然仅适用于自愿离职，但虚拟离职面谈是确保有效离职的关键。这些访谈的目的是获得有关公司员工体验的宝贵反馈。这将是员工离开前最后一次给他们留下积极印象的机会。这也是收集信息的好方法，有助于人力资源部门在未来做出更好的决策。借此机会 获得洞察力 角色，他们对远程工作的看法以及他们的整体经验。

创建有效的远程离职流程对公司和员工一样有益。但是，很难驾驭员工离职所涉及的复杂性，尤其是在无法进行面对面交流的情况下。

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